Canal de denuncias, implántalo de forma sencilla y cumple la normativa

Disponer de un canal de denuncias es una obligación legal para empresas de más de 50 personas en plantilla. Desde Happÿdonia te contamos los aspectos a tener en cuenta y cómo puedes cumplir con tus obligaciones de compliance de una forma segura y sencilla, al mismo tiempo que trabajas en mejorar el bienestar de las personas de tu organización.

Directiva (UE) 2019/1937 Whistleblowing o canal de denuncias

Las normas de compliance en las organizaciones están evolucionando hasta la obligatoriedad para las empresas tanto públicas como privadas. Y es que, el pasado 15 de septiembre se procedía a la transposición de la Directiva 2019/1937, de protección de los denunciantes, (conocida como Directiva Whistleblowing), por la que los denunciantes pueden alertar de casos de corrupción y otros delitos que afecten a los intereses de la Unión Europea.

Esta Directiva obliga a que todas las entidades del sector público, así como las empresas del sector privado, que tengan más de 50 personas trabajadoras deban conceder a las personas de su plantilla (y también a terceros) un canal de comunicación que les permita alertar de cualquier práctica irregular que puedan conocer en su contexto laboral. El plazo máximo para implementar este canal es el 17 de diciembre de 2023.

Esta inminente regulación hace que sea el momento perfecto para impulsar ese cambio cultural en tu organización, diseñando estrategias que mejoren la transparencia y proporcionando los canales adecuados donde comunicar irregularidades de forma confidencial. Más allá de un deber legal, hablamos de una oportunidad para adentrarse o evolucionar en la cultura compliance, consiguiendo mejorar el compromiso ético de la empresa y aportando seguridad a todos tus stakeholders.

¿Qué materias tienen como objetivo estas denuncias?

• Contratación pública.
  

• Servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

• Seguridad de los productos y conformidad.

• Seguridad del transporte.

• Protección del medio ambiente.

• Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear.

• Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales.

• Salud pública.

• Protección de los consumidores.

• Protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información.

• Infracciones que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.

• Infracciones relativas al mercado interior, incluidas las infracciones de las normas de la Unión en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados. Infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o a prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable del impuesto sobre sociedades.

¿Qué requisitos debemos tener en cuenta para diseñar un buen canal de denuncias?

En este sentido, la Directiva establece cuál debe ser el alcance y requisitos de estos procedimientos internos sobre la tramitación de las denuncias. Debemos tener claro que, aunque contar con una buena plataforma nos facilitará la tarea, lo importante es asegurarnos de que el proceso sea eficiente y cumpla con las garantías.

Seguridad

La gestión de estos canales debe hacerse de forma totalmente segura para garantizar la confidencialidad tanto de la persona que formalice la denuncia como de terceros que puedan figurar en la denuncia; además debe evitarse el acceso a la denuncia realizada a terceros que no estén autorizados.

Acuse de recibo

La persona denunciante debe recibir una confirmación de la recepción correcta de la denuncia en un plazo máximo de 7 días, a contar desde la recepción de la denuncia.

Imparcialidad

Se deberá asignar una persona o servicio imparcial (interno o externo) como responsable para la tramitación de la denuncia. El personal designado deberá ser el que reciba las denuncias, mantenga la comunicación con la persona que haya realizado la denuncia, solicite información adicional y dé respuesta.

Diligencia

Se deberá tramitar de manera eficaz las denuncias confidenciales y anónimas.

Plazo de respuesta razonable

Se establece un plazo no superior a 3 meses desde el acuse de recibo. Es esencial informar a la persona que realiza la denuncia para generar confianza en la eficacia del proceso del canal interno de denuncias; debe estar informado de todos los progresos y resultados de la investigación sobre la denuncia.

Accesibilidad e información clara sobre los procedimientos

El acceso a este canal de denuncias debe ser fácil para todas las personas interesadas. El proceso a seguir y la forma de tramitar esas denuncias debe estar bien explicado y ser claro.

Adoptar las medidas necesarias para impedir cualquier tipo de represalias

Además de todos estos requisitos, la Directiva también hace hincapié en que se debe asegurar que la persona denunciante no sufre ningún tipo de represalia en forma de:

• Suspensión, despido, destitución o medidas equivalentes.

• Degradación o denegación de ascensos.

• Cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción salarial o cambio del horario de trabajo.

• Denegación de formación.

• Evaluación o referencias negativas con respecto a sus resultados laborales.

• Imposición de cualquier medida disciplinaria, amonestación u otra sanción, incluidas las sanciones pecuniarias.

• Coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.

• Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

• No conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido.

• No renovación o terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal.

• Daños, incluidos a su reputación, en especial en los medios sociales, o pérdidas económicas.

¿Qué beneficios aporta para las personas de tu organización tener un canal de denuncias adecuado?

Habilitar un canal de denuncias seguro y confidencial en tu organización te aportará muchos más beneficios que el mero cumplimiento de la ley.

• Promover una cultura de transparencia e integridad en toda tu organización.

• Garantizar el anonimato y la confidencialidad en los procesos más delicados.

• Cuidar a tus personas.

• Fidelizar a tu plantilla.

• Generar un clima de confianza tanto para tu plantilla, como para tus proveedores y clientes.

• Detectar y erradicar prácticas ilícitas de forma más rápida (la información llega a las personas adecuadas para investigar el problema y la gestión es más ágil).

• Evitar vulnerar los derechos de las personas que integran tu organización y, en caso de hacerlo, ofrecerles un espacio seguro donde poder denunciarlo.

• Cumplir con la normativa y, por tanto, evitar posibles multas.

¿Cómo implantar un canal de denuncias de forma sencilla, segura y sin altos costes?

Desde Happÿdonia siempre ponemos el foco en la transparencia de la comunicación interna y en facilitar los procesos de gestión de las organizaciones.

Por eso, hemos desarrollado un canal de denuncias (dentro de nuestra plataforma de comunicación interna) en el que ponemos a disposición de toda la red de profesionales interesados un canal 100% digital, fácil de implantar, sencillo de gestionar y que cumple con la normativa.

Un espacio donde todas las personas implicadas (personal, proveedores y clientes) tendrán acceso directo para ejercer sus derechos de forma segura y confidencial.

Además, sabiendo que cada vez son más los requisitos que las pequeñas y medianas empresas deben realizar para cumplir el marco normativo actual, hemos ido un paso más allá. Hemos creado para las Pymes un Pack Legal que incorpora las principales funciones que se exige a las empresas con respecto al fichaje, los textos legales y los canales de comunicación para cumplir la ley, una solución perfecta para que las gestiones diarias pasen a ser fáciles y rápidas.

Si quieres más información no dudes en ponerte en contacto con nosotros.